Jak wybrać organizatora wycieczki szkolnej
Firm zajmujących się organizacją wycieczek klasowych jest dużo a ich liczba z roku na rok wciąż jeszcze rośnie. Wiele z nich to doświadczeni profesjonaliści, posiadający sprawdzone programy i wyszkoloną kadrę. Są też firmy nowe, często jednoosobowe lub rodzinne, tworzone przez pasjonatów, którzy wnoszą do tej branży dawkę świeżej krwi, nie rzadko podbijając innym wysoko poprzeczkę.
Są firmy zajmujące się na co dzień innymi formami turystyki i nastawione na innych klientów, które jednak chcą spróbować swoich sił na tym rynku licząc na szybki zysk.
Są w końcu zwykli oszuści lub nieudacznicy.
Tak jak to w życiu.
Poniżej przedstawiam kilka porad, które wg nas pomogą wam w wyborze organizatora oraz zapobiegną ew. nieporozumieniom w trakcie trwania imprezy.
NIE BÓJ SIĘ ZADAWAĆ PYTAŃ
W interesie każdego doświadczonego organizatora jest przekazanie Ci jak największej ilości informacji o wyjeździe.
Z własnego doświadczenia wiemy, że świadomy i poinformowany klient wyjeżdża zawsze zadowolony, wraca za rok i poleca nasze usługi swoim znajomym.
Organizator nie zawsze musi dostosować się do Twoich wymogów - czasami profesjonalistę od amatora można odróżnić właśnie po tym, że ten pierwszy potrafi powiedzieć „NIE”.
Dlatego uważaj na organizatorów, którzy podczas rozmowy zgadzają się na wszystkie Twoje uwagi. W istotnych kwestiach zawsze proś o potwierdzenie tego na piśmie (np. e-mail).
Nikt nie lubi odpowiadać kilka razy na to samo pytanie, więc zanim zapytasz sprawdź czy w przesłanych Ci materiałach nie znajduje się już odpowiedź.
PRZECZYTAJ UWAŻNIE UMOWĘ
Poproś organizatora o przysłanie ci przykładowej umowy, tak mieć czas na spokojne jej przeczytanie lub ewentualne pokazanie jej rodzicom uczestników.
Wypunktuj to czego nie rozumiesz, to co do czego masz wątpliwości i porozmawiaj o tym z organizatorem.
Sprawdź odpowiedzi na następujące pytania:
Kto ponosi koszty uczestnictwa opiekunów ?
Najczęściej koszty te pokrywa organizator, wkalkulowując je w cenę dla uczestników. Zapytaj jednak o dokładną liczbę opiekunów, za jaką nie ponosi się opłaty oraz porównaj ją z wymaganiami szkoły co do wymaganej ilości opiekunów na grupę. Jeżeli transport na miejsce leży w Twojej gestii to nie zapominaj też o świadczeniach dla kierowcy autokaru.
Co w przypadku gdy liczba uczestników zmniejszy się w ostatniej chwili ?
Nie raz zdarza się przecież, że ktoś rozchoruje się w ostatniej chwili lub po prostu nie zjawi się na zbiórce. Sprawdź czy pobyt jest rozliczany na postawie rzeczywistej ilości uczestników czy też tej, która jest zapisana w umowie.
Kiedy zaczyna się doba hotelowa ?
Zazwyczaj przyjeżdżasz do miejsca noclegowego zaledwie na kilka nocy podczas zwyczajowych okresów organizacji wycieczek szkolnych. Jeżeli wybrana przez ciebie baza noclegowa jest atrakcyjne musisz liczyć się z faktem, że zajmiesz miejsca po wyjeżdżającej tego samego dnia innej grupie a obsługa musi mieć jeszcze czas na zrobienie porządków.
Dowiedz się zatem o godzinach kwaterowania i wykwaterowania i poinformuj o tym uczestników aby wiedzieli na co mają być przygotowani.
Czy organizator pobiera zaliczkę i czy jej termin wpłaty jest dla twojej grupy realny ?
Sprawdź opinie i doświadczenie organizatora
Wywiad w szkole
To zdecydowanie pierwsza rzecz, jaką należy wykonać. Zapytaj przyjaciół czy znają firmę X lub uczestniczyli w programie Y. Jeżeli dostaniesz negatywną opinię zapytaj o jej powody. Czasami to co nie podoba się komuś innemu jest tym czego ty dokładnie szukasz np. „mieliśmy non-stop zajęcia – nie było czasu wolnego”.
Wpisy uczestników na stronie
Wielu organizatorów zamieszcza w swoich serwisach „księgi gości”, w których uczestnicy sami wyrażają swoje opinie na temat wyjazdów, w których uczestniczyli. Opinie ta są anonimowe i zazwyczaj nigdy nie możesz sprawdzić ich autentyczności. Musisz liczyć się również z faktem, że organizator może usuwać wszystkie niepochlebne opinie na swój temat.
Zdjęcia z poprzednich imprez
Zazwyczaj organizatorzy chwalą się zdjęciami z ciekawych programów, na których widać odbywające się zajęcia na tle twarzy uśmiechniętych uczestników.
Relacje z wycieczek oraz opinie na niezależnych stronach
Zarówno szkoły jak i sami uczestnicy zamieszcza artykuły na swoich prywatnych stronach internetowych.
Nie jest to zbyt częste, jednak w tym wypadku działa statystyka, jeżeli organizator sprzedaje dużo wyjazdów i co za tym idzie zdobywa doświadczenie, rośnie potencjalna liczba osób publikujących takie relacje.
Artykuły z takimi relacjami możesz znaleźć wpisując do wyszukiwarki google.pl np. nazwę wycieczki podaną przez organizatora – nie zawsze jest to jednak takie proste.
Pamiętaj, że autorzy tych artykułów piszą je nie w celach reklamowych i mogą używając dość specyficznego języka.
Nie muszę tu chyba pisać jak bardzo wiarygodne są takie artykuły i jak wiele informacji możesz z nich uzyskać - szczególnie gdy posiadasz umiejętność czytania słów zapisanych pomiędzy wierszami.
Zaświadczenie o wpisie do Rejestru Organizatorów Turystyki
Nie wszyscy organizatorzy muszą posiadać takie zaświadczenie. Niektórzy są ustawowo lub przedmiotowo zwolnieni z takiego obowiązku. Każdy porządny organizator jest jednak w stanie odpowiedzieć Ci na pytanie czy ma lub dlaczego nie posiada ww wpisu. Posiadany wpis nie musi świadczyć o doświadczeniu i solidności organizatora.
Polisa OC – odpowiedzialność cywilna
Gdy program twojego wyjazdu zakłada aktywne formy wypoczynku (np. zajęcia szkoły przetrwania), sprawdź czy organizator posiada wykupioną polisę odpowiedzialności cywilnej wobec uczestników. Posiadanie ww. polisy nie jest obowiązkowe, jednak każdy świadomy i doświadczony organizator posiada zazwyczaj takie zabezpieczenie.
Uwaga: nie jest to tożsame z polisą OC zabezpieczającą powrót klientów do kraju, jaką posiadają organizatorzy wyjazdów zagranicznych.
Wpis do rejestru działalności gospodarczej
Nie musisz prosić o wysyłanie Ci takiego zaświadczenia bo zazwyczaj leży ono schowane głęboko w szufladzie. Każdego przedsiębiorcę możesz sprawdzić wpisując jego nr NIP na stronie: ceidg.gov.pl
Zdarza się, że wycieczki szkolne są organizowane przez osoby nie posiadające takiego wpisu np. przez zaprzyjaźnione osoby i nie świadczy to wcale o tym, że wykonają oni „złą robotę”. Poinformuj jednak rodziców uczestników, że takim przypadku nie mogą oni liczyć na fakturę za wyjazd (niektórzy rodzice mają dotacje z funduszu socjalnego).